Fühlen Sie sich unter Zeitdruck, da Sie viele Aufgaben zu erledigen haben und die Zeit
Ihnen, wie Wasser, durch die Hände fließt? Wird ihre „To-Do“-Liste länger, anstatt kürzer? Oder können Sie keine Ihrer Aufgaben fertigstellen? Dann ist es höchste Zeit, dass Sie Prioritäten in ihre Handlungen setzen.
Zeit ist begrenzt. Ein Tag hat 24 Stunden. In diesem Zeitraum kann man „vieles“, aber nicht „alles“ erledigen. Entlastend wirkt für viele die Erkenntnis, dass nicht alle Aufgaben wirklich wichtig sind und dass diese, welche wichtig sind, nicht immer dringend erledigt werden müssen. Wenn man seine Konzentration und Energie auf die Erledigung der wichtigsten und dringendsten Aufgaben legt, kann man die restlichen Aufgaben entspannter angehen, ohne das Gefühl zu haben, etwas versäumt zu haben.
Um eine bessere Planung des Arbeitstages vorzunehmen, ist das "Setzen von Prioritäten" wichtig. In mehreren Zeitmanagement-Ratgebern, wird das „Eisenhower-Prinzip“, als eine einfache Methode dargestellt, mit welcher man eine bessere Zeiteinteilung der anstehenden Aufgaben vornehmen kann.
Das "Eisenhower-Prinzip"
Das „Eisenhower-Prinzip“, oder die „Eisenhower-Methode“, verdankt ihre Namensgebung dem amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Es basiert nämlich auf einem Zitat des amerikanischen Präsidenten, in welchem er, auf die Bewertung von „Problemen“, Stellung nahm. „Ich habe zwei Sorten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind selten dringend“.
Beim „Eisenhower-Prinzip“ geht es nämlich um die Einteilung der bevorstehenden Aufgaben, nach ihrer „Dringlichkeit“ und ihrer „Wichtigkeit“. Anhand einer 4x4 Matrix, wobei die x-Achse die „Dringlichkeit“ und die y-Achse die „Wichtigkeit“ zeigt, wird eine Unterteilung der Fläche in 4 Quadrate vorgenommen.
Demnach kann man folgende vier Kategorien von Aufgaben unterscheiden:
A-Aufgaben: Hier sind die Aufgaben, welche sowohl wichtig, wie auch dringlich sind und deswegen unmittelbar erledigt werden müssen, einzuteilen.
B-Aufgaben: Hier sind die Aufgaben, welche wichtig, aber nicht dringlich sind, einzuteilen. Dies betrifft meistens langfristige Projekte. Hier ist zwar ein Handlungsbedarf notwendig, aber nicht unmittelbar.
C-Aufgaben: Hier sind die Aufgaben, welche dringlich, aber nicht wichtig sind, einzuteilen. Dies könnte das Durchführen von Telefonaten, oder das Bearbeiten von E-Mails, sein. Diese Aufgaben könnten delegiert werden. Somit würde man mehr Zeit für die Erledigung der A- und B-Aufgaben erhalten.
D-Aufgaben: Hier sind die Aufgaben, welche nicht wichtig und nicht dringlich sind, einzuteilen. Diese Aufgaben kann man vernachlässigen. Dies könnte,
das „Nicht-durchgehen“ von Werbe-Post, oder die Ablehnung der Teilnahme an einer Veranstaltung, bedeuten. Dadurch kann man „Zeit“ gewinnen, welche man für die Erledigung der A- und B-Aufgaben nutzen kann.
Obwohl die Methode einfach klingt, kommt es bei der praktischen Umsetzung der Methode, immer wieder zu Schwierigkeiten. Dies hängt oft mit den Schwierigkeiten der Beurteilung der „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“, der jeweiligen Aufgabe, zusammen.
Die Dringlichkeit einer Aufgabe kann man besser beurteilen, wenn man sich die Frage stellt, was passieren würde, wenn man die Aufgabe erst später erledigen würde. Deadlines, die uns von anderen, für die Erledigung einer Aufgabe gesetzt werden, sollten bei der Zuteilung der „Dringlichkeit“ der Aufgabe, berücksichtigt werden.
Die Wichtigkeit einer Aufgabe kann man leichter erkennen, indem man sich die Frage stellt, welche Konsequenzen, die Nicht-Erledigung der Aufgabe, für die eigene Person haben könnte. Denn es ist zu erwarten, dass die wichtigsten Aufgaben für eine Person, jene sind, welche auch den höchst zu erwartenden Nutzen für die eigene Person, bei Erledigung dieser Aufgabe, mit sich bringt.
Eine weitere Schwierigkeit stellt sich bei der, manchmal scheinbar unmöglichen, Delegation einer Aufgabe an einen anderen. Zu aller erst sollte man sich fragen, ob die bevorstehende Aufgabe, von jemand anderen übernommen werden könnte, bzw. genau so gut von jemand anderen erledigt werden könnte. Während bei Firmen, bei der Delegation einer Aufgabe, an einen anderen Mitarbeiter gedacht wird, kann man bei Familien oder Beziehungen, an den Partner/die Partnerin, denken. Zusätzlich könnten Freunde eine Hilfe sein, indem sie unerledigte Aufgaben übernehmen und diese zu Ende führen.
Vorteile und Nachteile des "Eisenhower-Prinzips"
Obwohl die Anwendung des „Eisenhower-Prinzips“ viele Vorteile beim alltäglichen persönlichen Zeitmanagement mit sich bringt, hat diese Methode auch Nachteile. Greiner, et al., 2012, listen folgende Vor- und Nachteile der Methode auf.
„Vorteile:
- die für die Planung nötige Zeit ist vergleichsweise gering,
- unkompliziert und leicht erlernbar,
- einfach auszuführen,
- Entlastung durch Verschriftlichung → kein „Verzetteln“,
- Schulung der Prioritätensetzung,- Anregung der Reflexion, ob dringliche Aufgaben auch wirklich wichtig sind,
- klare Anweisungen mit daraus ableitbaren, konkreten Verhaltensanweisungen;
Nachteile:
- Delegation von C-Aufgaben nicht immer möglich,
- Liegenbleiben der D-Aufgaben,
- Unterscheidung von Wichtigkeit und Dringlichkeit schwierig,
- gutes Zeitmanagement sollte verhindern, dass wichtige Aufgaben dringlich werden können.“
Fazit
Die „Eisenhower-Methode“, oder das „Eisenhower-Prinzip“, stellt eine Methode dar, bei der man ausstehende Aufgaben, nach deren „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“, einteilt, um effizienter mit seinen Zeitressourcen umzugehen. Bei Anwendung dieser Methode, kann man schnell und leicht seine aktuellen Prioritäten erkennen und „Wesentliches“ von „Belanglosem“ trennen. Wie jede Methode, hat auch diese, sowohl Vor-, wie auch Nachteile. Auf jeden Fall hilft diese Methode, bei regelmäßiger Anwendung, am Beginn eines (Arbeits-)Tages, zu einer besseren Strukturierung des Tages.
Quellen:
Becker J.H. (2018) Selbst- und Zeit-Management. Kapitel aus dem Buch: Praxishandbuch berufliche Schlüsselkompetenzen, von J.H. Becker, H. Ebert und S. Pastoors. Springer Verlag GmbH Deutschland, 2018.
https://doi.org/10.1007/978-3-662-54925-4_13
(Zuletzt aufgerufen am 21.09.2018)
Fakultät für Erziehungswissenschaft, SCS Service Center Selbststudium, Universität Bielefeld. Leitfaden zum Selbst- und Zeitmanagement.
(Zuletzt aufgerufen am 21.09.2018)
Greiner A., Langer S., Schütz A. (2012) Stressbewältigungs-training für Erwachsene mit ADHS: Springer Medizin, Springer-Verlag, Berlin, Heidelberg, 2012.
Time management – Artikel aus der Wikipedia: https://en.wikipedia.org/wiki/Time_management#The_Eisenhower_Method
(Zuletzt aufgerufen am 21.09.2018)
Ansprache von D.D.Eisenhower – 204 – Address at the Second Assembly of the World Council of Churches, Evanston, Illinois. 19.08.1954.
http://www.presidency.ucsb.edu/ws/?pid=9991
(Zuletzt aufgerufen am 21.09.2018)
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